01 ご相談いただいた時の状況
A社様は、利用者様からお支払いいただく介護サービス利用料を、おもに手集金にて回収しておりました。
手集金とは、支払日にスタッフが利用者様のご自宅を訪問したり、支払日前後に利用者様が来所されるタイミングで、スタッフが直接利用者様から利用料を回収する集金方法です。
しかし、この方法はスタッフが直接集金をおこなうという業務的な負荷だけでなく、現金紛失や盗難のリスクがあることも課題となっており、釣銭の用意にも手間がかかっていました。
一方、利用料のお支払いをおこなっている利用者様のご家族が、遠方に住んでいる場合などは、手集金ができないため銀行振込にてお支払いいただいていたのですが、入金確認の際には、スタッフが1件ずつ手作業で口座の入金履歴を確認しており、確認に手間がかかることや、振込金額の相違や未払いが発生した際にご家族への確認に時間を要することもあり、これらの課題についても解決を望んでいらっしゃいました。
02 電算システムからのご提案
手集金と銀行振込を廃止し、口座振替にて代金の回収をおこなうことをご提案いたしました。
口座振替は、お支払いをおこなうお客様の銀行口座をあらかじめ登録いただくと、毎月その口座から自動的に引き落としがおこなわれるため、毎月のお支払いの手間がかからない便利な支払い方法です。
事業者様にとっては、現金を扱う必要がなくなり、毎月配信される振替データを使って簡単に入金確認ができるため、集金にともなう業務負荷を大幅に軽減できるサービスです。
加えて、コンビニ収納代行サービスを導入することにより、引き落とし口座の登録が完了するまでの期間や、口座振替の引き落とし日に、お客様の口座の残高不足により引き落としが実行できなかった場合には、対象のお客様に払込票を発行し、コンビニにて代金をお支払いいただけるよう支払い環境を整えるご提案をいたしました。
03 お悩み改善結果
口座振替の導入により、それまで課題となっていた手集金の業務負荷、現金紛失・盗難のリスク、釣銭用意の手間から解放され、入金管理も振替データで簡単におこなうことができるようになったため、社内の業務負荷が大幅に軽減されました。
コンビニ収納代行サービスも、バーコード情報での入金消込が可能であるため、請求番号と紐づけて確認することにより、入金突合作業を効率的に実施できているとのお声をいただいております。
利用者様からは、口座振替やコンビニでの支払いが可能になったことにより、「便利になった」「支払いやすくなった」など、満足の声も聞かれるようになったとのことです。
集金業務が軽減、効率化されると、事業者様が本来集中したいメインの業務に専念できるようになります。
「この集金業務、もっとラクにならないだろうか？」
「手集金を廃止して集金を効率化したい」
とお考えの事業者様は、ぜひ一度電算システムまでご相談ください！
わからないという方は、
まずはご相談ください。
販売戦略などをヒアリングさせていただき、
最適なご提案をいたします。
