前回は、自社督促時に、督促状の文言や督促電話のトーンを段階的に厳しくしていくという原理を述べました。
今回は、督促状の具体的内容について解説します。
まず、最初に出す督促状のポイントは、請求書の延長とするという点です。
この段階では、債務者の単なる支払い漏れである可能性が高いからです。
ですので、督促状のタイトルは「督促状」ではなく、「商品代金お支払いのお願い」といった文言が妥当です。
書き出しも、この段階ではあくまでお客様に対して請求書を送るという位置づけですので、「拝啓」から始める挨拶文を入れるなど、手紙のようなスタンスで書くのが良いです。
間違っても、「法的措置」「弁護士へ委任」などという強硬手段を匂わせる文言は入れてはいけません。
次に、２回目に出す督促状のポイントは、対お客様姿勢ではなく、一債権者対一債務者という対等な立場での請求とする点です。
一度督促状を送っても入金してこないということは、単なる支払い忘れではないのが通常です。
ですので、支払いをしない債務者という前提で、タイトルは「督促状」とすべきですし、「拝啓」から始める挨拶などは避けるべきです。
「前略」から書き始めて、淡々と請求内容を伝える文章とする段階です。
そして、支払期限を設けて、それまでに支払いがない場合は、「法的措置を講じる」「弁護士に委任する」「遅延損害金を加算することがある」「今後の取引ができなくなる」等の強い文言で締めくくる必要があります。
最後に、３回目に出す督促状のポイントは、最後通告とするという点です。
督促状を２度出しても支払いをしてこない債務者は、支払いの意思、支払い能力、管理能力のいずれかが欠如しています。
このままでは支払いが期待できません。
また、この段階の債務者は、他の債権者からも督促されているケースがよくあり、請求書や督促状が送付されても、開封すらしない、封を開けても中身をよく読まないということが考えられます。
そこで、３回目の督促状は、「このまま支払わないと大変なことになる」ということが一見して明らかになるような督促状である必要があります。
タイトルの「督促状」を「最終通告書」「弁護士委任予告」などとして、本文の文言もフォント大きくする、太字・下線を用いるなどしてインパクトを出す工夫が必要になります。
本日はここまでとします。
次回は、督促架電の具体的な内容について解説していきたいと思います。
最後までお読みいただきありがとうございました。
