ー御社の会社、サービス、業務内容について教えていただけますか。

弊社は、健康食品の製造・販売を行っている会社です。主に「いつまでも健やかに過ごしたい」と願う全国のお客様を対象に、毎日の健康を支える製品を定期的にお届けしております。

弊社のこだわりは、単に製品を販売するだけでなく、お客様一人ひとりの生活に寄り添ったサービスを提供することです。対面販売を軸に、お電話での通信販売などを通じてお客様との信頼関係を築くことを何よりも大切にしています。

その中で、お客様の利便性向上は常に私たちの大きなテーマでした。地方にお住まいで郵便局まで足を運ぶのが難しい方や、まとめ買いをされる方にとって、支払いの負担をいかに減らせるか。今回の決済手段の拡充も、「お客様の『不便』を解消し、より手軽に健康習慣を続けていただきたい」という想いからスタートしたものです。製品の品質はもちろん、お買い物のしやすさという面でも、お客様に心から喜んでいただける企業を目指して日々邁進しております。

ーコンビニ収納を導入するに至った背景を教えてください。

もともと代金回収は主に郵便振替で行っていましたが、地方のお客様が多く、「郵便局が遠くて入金が大変」というお声を多くいただいていました。特に定期購入をしてくださるお客様はご家族分皆様のまとめ払いを選択されることが多く、一回の振込額が10万円を超えるケースがあります。その場合、郵便局の窓口でしか支払えないことが、お客様にとって大きなハードルとなっていました。

また、他社製品から切り替えてくださったお客様からも、「以前のメーカーはコンビニ支払いができたのに」というご要望が数年前から毎月多く寄せられており、お客様の期待に応えたいという想いが社内で強まっていました。こうした利便性向上の解決策として、コンビニ支払いの導入を決定し、収納代行業者を探し始めました。

ー電算システムを選んだ決め手はなんでしょうか。

弊社の製品はご年配の方のご購入も多いため、「払込用紙」による支払いを希望される方が多いと想定していました。電算システムは従来のご要望にお応えする「払込用紙」での支払いはもちろん、業界最多水準の「アプリ決済」にも対応可能である点が非常に魅力的でした。

最大の決め手は、「手数料の安さ」です。他社比較でも圧倒的な優位性があり、長期運用の観点から導入の決定打となりました。また、一枚の払込票で郵便振替もコンビニ収納も利用できる点は他社にない強みであり、既存の運用を大きく変えずに窓口を広げたいという弊社のニーズに合致していました。現在は両方のデータが一元化されて届くため、管理が非常に楽です。

他社では高度なシステム連携が前提で、改修工数や費用が課題となっていましたが、電算システムは自社作成のデータを取り込める柔軟な仕組みだった点も弊社には合っていたため、手軽に始められました。さらに、コンビニ収納のパイオニアとしての実績も信頼に繋がりました。実は私や上司もプライベートで電算システムの払込票を利用した経験があり、「電算システムなら安心だね」と社内で話していたんですよ。

ー導入が非常にスピーディーでしたね。秘訣を教えてください。

社内から早期導入の指示があったため、申し込み時点で「どのようなデータ形式が必要か」を社内に共有し、準備を進めていました。実務担当者にも印字テストの段階からレクチャーを行い、スムーズな移行を実現しました。

万が一の事態に備え、印字ソフトはPC2台分（2ライセンス）購入し、担当者が不在でも稼働できる体制を整えています。その甲斐あって、稼働初月から郵便振替とコンビニ収納を合わせて約100件超の利用を開始することができました。

ー導入後の効果はいかがですか。

事務工程が劇的に効率化されました。以前は、郵便振替の振込票が「PDF」で届くため、それを一枚ずつ印刷し、裁断して営業担当へ手渡ししていました。月に約300件超もあり、特に休み明けは膨大な作業工数を取られていました。紙媒体のため、渡し漏れや紛失のリスクにも苦労していました。

また、担当者が手書きで顧客番号を記載していたため、番号の書き間違いによる確認作業も頻発していました。導入後は入金データがCSVで取り込めるようになり、かつ「郵便振替」「コンビニ決済」の支払い結果が一元管理できるため、印刷・裁断の手間がゼロになり、渡し漏れや紛失も一掃されました。採番も自動化されたことで、入金消込の時間は大幅に削減されています。

お客様からも、支払い手段が増えたことで時間を問わず入金できるようになり、「やっと導入してくれたのね！」と喜びのお声をいただいています。

ー支払い手段の拡充で、入金率に変化はありましたか。

劇的な変化がありました。郵便振替は支払い期限を設けられないため、以前は全体の10％程度のお客様が滞納気味でした。しかし、期限を設定できるコンビニ払込票を導入したことで、滞納層のうち約3割程度が早期入金に転じ、確実に入金率が上がっています。

また、手書きの郵便振替では入金額の間違いが散見されましたが、導入後は金額相違が全くなくなり、請求金額通りに正しく支払われるようになりました。これにより、経理の消込作業は非常にスムーズになりました。

ー督促業務はどのように行っていましたか。

恥ずかしい話ですが、以前は決まったサイクルがなく、営業担当がそれぞれのタイミングで行っていました。導入後は未払いのお客様が一目瞭然になったため、「1ヶ月以上未払いの方にお声がけをする」という社内ルールが定着するきっかけになりました。経理業務の軽減だけでなく、社内全体の意識が入金管理に向くようになったと感じています。

ー電算システムに今後期待すること、改善してほしいことを教えてください。

現在は、コンビニ支払いを導入できたことへの満足度が非常に高い状態です。定期購入のお客様からは口座振替の要望も一部いただいていますが、まずはコンビニ支払いを定着させてから、次の一手を検討したいと考えています。今後もアプリ決済の拡充など、さらなる利便性の向上に期待しています。