ー御社の会社、サービス、業務内容について教えていただけますか。
弊社は、地域の医療機関や福祉施設への医療機器の提供から、個人のお客様向けの福祉用具レンタルや在宅介護サービスまで、ヘルスケア分野の事業を幅広く手掛けている会社です。病院や施設を運営される法人のお客様から、ご自宅で療養される個人のお客様まで、日々の健康と安心を支えるために多角的なアプローチを行っております。
提供する製品やサービスの品質はもちろんですが、ご利用いただくお客様やそのご家族に寄り添い、安心・安全な療養環境をトータルでサポートできる体制を整えています。
今回は訪問調剤や介護施設に訪問して調剤する費用の回収において、お客様の利便性や代行手数料の面で課題を感じておりましたが、お客様にとって「より利用しやすく、より支払いやすい」環境をつくることも、メディカルサービスとしての品質の一部だと考えています。地域医療と福祉を支える企業として、ケアの技術面だけでなく、事務手続きの面でもお客様の負担を軽減できるよう、日々業務改善に取り組んでおります。
ー今までの課題を教えていただけますか。
昨今のオンライン診療の増加に伴う遠方のお客様への薬の配送対応や、非対面での決済ニーズが急増する中で、口座振替とクレジットカード決済を本格的に導入・強化したいと考えておりました。
もともと口座振替は銀行と直接契約で行い、クレジットカード決済は他社の代行会社を利用していたのですが、最大の課題は「高額な手数料コスト」でした。当時は利用件数がさほど多くなかったこともあり、手数料の方が高くついてしまっており、導入のメリットを感じられない状態になっていたんです。
特に口座振替は、ご利用者様や提携する介護施設が増えるにつれて件数ごとの手数料がどんどんかさんでしまい、抜本的な見直しが必要だと感じていました。また、他社の決済サービスは手数料が高額だったがゆえに、「便利だと分かっていても、コストを懸念して現場スタッフがお客様や施設へ自信を持ってご案内できない」というジレンマを抱えていたんです。
結果として、キャッシュレスの提案を控えてしまい、手渡しなどの手間がかかる「現金回収」を案内せざるを得ず、スタッフの集金や管理の業務負荷が減らないという悪循環に陥っていました。
ー数ある決済会社の中から、電算システムを選ばれた「決め手」は何でしたか。
クレジットカード決済の切り替えを検討している際に、たまたま見つけた電算システムさんのサイトがきっかけでした。何社か資料請求をして徹底的に比較検討したのですが、電算システムさんは手数料の面が圧倒的に魅力的で、これなら最大のネックだったコスト課題を解決できると確信しました。
また、クレジットカードや口座振替だけでなく、ゆくゆく導入したいと考えているコンビニ決済まで、調剤薬局や在宅医療に必要な決済手段がすべて揃う「網羅性」も大きな決め手です。複数の会社とバラバラに交渉・導入する手間がなく、信頼できる1社を窓口にして総合的な決済基盤を整えられる点が、弊社の広域展開や将来のニーズにフィットしました。
今の困りごとだけでなく、オンライン診療などの新しい医療提供スタイルに迅速に対応できる将来性も含めて総合的に判断し、「口座振替もまとめて電算システムさんに移行しよう」と申し込みを決めました。
ー電算システムのサービスを導入していただいてどのような効果がありましたか。
一番の大きな変化は、手数料の壁がなくなったことで、現場スタッフがコストの懸念なく、自信を持って決済サービスを提案できるようになったことです。現場の意識がガラリと変わり、積極的にご案内を始めた結果、もともと10件程度に留まっていた利用実績が、現在は口座振替が約100件、クレジットカード決済が約40件の「合計140件」へと劇的に急拡大しました。
これまでは手数料を気にして、現金や銀行振込での支払いを意図的にお勧めしていたのですが、今では「口座振替も使えますよ」と笑顔で提案できています。お客様の中には、お身体が不自由で「振り込まれた年金を引き出して現金を用意するのが大変だった」という高齢の方もいらっしゃったので、ご利用者様や施設様からも「引き落としになって本当に楽になった」と大変喜ばれており、利便性の向上を肌で実感しています。
また、懸念していた「現金回収の手間」からも完全に脱却できました。以前は集金スタッフが、回収した現金と請求金額を1件1件突き合わせて確認していたため膨大な時間がかかっていましたが、今は引き落とされた金額を管理画面の一覧で一目で確認できます。誰の請求が完了したかがデータ化され、入金消込作業が劇的に楽になったと現場からも喜びの声が上がっています。
ー未払いに対する請求書の再発行や督促に対する手間はいかがですか。
基本的に口座振替でみなさんお支払いいただいているので現時点では、未払いに対する作業は発生していません。利用者が140件に急増したにもかかわらず、問題なく非常にスムーズに運用できています。
ー電算システムに今後期待すること、改善してほしいことを教えてください。
口座振替の口座振替依頼書が、複写式でなく印刷してお渡しするタイプなので、「自分の手元に控えが欲しい」というお声をいただいたことがあります。
現在は、控えをご希望の方には弊社でコピーをとってお渡しする形で丁寧に対応していますが、今後より利便性が高まるようなアップデートを期待しています。
