ー御社の会社、サービス、業務内容について教えていただけますか。

弊院は、「地域と手をつなぐ医療」という理念のもと、地域にお住まいの方のみならず県内外から来院される皆様へ医療サービスを提供している病院です。日常的な体調不良やケガ of 治療で来院される外来の患者様から、人間ドック・健康診断等に来院される患者様まで、皆様の日々の健康を支えるために幅広く対応しております。

質の高い医療の提供はもちろんですが、患者様への丁寧な説明や、退院後の地域連携・サポート体制も含めて、皆様に安心して受診していただける環境づくりを心掛けています。

これまでは人間ドックの会計において、お支払い時の待ち時間や利便性の面で課題を感じておりましたが、患者様にとって「より受診しやすく、より支払いやすい」環境をつくることも、医療機関としてのサービス品質の一部だと考えています。地域に根ざした病院として、医療提供の面だけでなく、事務手続きの面でも患者様やご家族の負担を少しでも軽減できるよう、日々業務改善に取り組んでおります。

ー今までの請求フロー、課題などを教えていただけますか？

弊院では、自治体からの委託事業の一つとして人間ドックを実施しており、平日だけでなく日曜日(休日)もご受診頂けるよう対応しております。以前は、受診料やオプション料金を窓口にて、現金またはクレジットカードでお支払いいただいていました。

平日の会計業務は専任の「医事課」が担当しているのですが、休日は対応できる医事課のスタッフが不在となるため、人間ドックを担当する現場スタッフが会計対応まで行う状況でした。休日は平日よりも少ない3名体制で業務を回しており、本来のコア業務である「健診をスムーズに進行し、受診者様をサポートすること」に集中できないことが大きな課題でした。

特に負担だったのが、現金の取り扱いです。新しいスタッフが入るたびに、本来の業務にはない「お金の対応方法や現金売上〆作業」のレクチャーに時間を割く必要がありました。限られた人員の中で、慣れない会計作業が現場の大きな重荷となっていたのです。

ーコンビニ収納代行サービスを導入していただいてどのような効果がありましたか。

もっとも大きな効果は、現場での会計業務が一切なくなり、スタッフが本来の健診業務に専念できるようになったことです。窓口での支払い対応が不要になったおかげで、これまで3名必要だった休日の業務が2名体制でスムーズに運用できるようになりました。結果として、スタッフの平日の早出や休日出勤の回数自体も減少し、働き方改革にも繋がっています。

また、現金を直接扱うプレッシャーから解放されたことも非常に大きいです。手動で小銭を数えてお渡しする方法で徴収するため、「忙しい合間に間違えた計算でお釣りを渡してしまわないか」「違算金が出ないか」と、常に強い緊張感を抱えながら業務にあたっていました。

現在はお金のやり取りや、その日の現金と売上を合わせる〆作業がなくなったため、業務終了後はすぐに経理へデータを提出できるようになり、精神的にも時間的にも劇的な改善を実感しています。

ー導入後に想定していなかった効果もありましたか。

診察や検査の合間に発生していた「お支払い対応」がなくなり、会計業務を切り離せたことで、現場スタッフに圧倒的な「心の余裕」が生まれました。その分、受診者様へのご案内やケアにしっかりと時間を割けるようになっています。

また、コンビニ収納と併せて「郵便振替」も導入したのですが、これが予想以上に役立っています。受診者様から「支払い期限を過ぎてしまった」とお問い合わせをいただいた際にも、「郵便局の窓口でもお支払いいただけますよ」とスムーズにご案内できるため、受診者様の安心感にも繋がっています。

後払いになったことにより未収金が発生するのではないかと危惧していましたが、驚くことに、この仕組みに変更してからの1年間、未収金が1件も発生しておらず非常に順順調に運用できています。高額な現金を受診のために1日中持ち歩くことなく、身近な「コンビニや郵便振替での後払い」にすることで、受診者様にとって「より支払いやすい」環境を提供できていることを実感しております。

ー電算システムに今後期待すること、改善してほしいことを教えてください。

請求データをシステムにアップロードした際、現在のプレビュー画面では上から10件分程度しか確認できない仕様になっています。件数が多い場合、「本当に全件分のデータが正しくアップロードされたか」と少し不安に感じてしまうことがあります。

アップロードした件数の総計がパッと見て分かる機能や、全件を簡単にスクロールして確認できるようなUIの改善があれば、より安心してシステムを利用できるようになると感じています。