ー御社の会社、サービス、業務内容について教えていただけますか。

宮古土地改良区では、農家が利用する農業用施設の管理を行っており、その施設を維持・管理するために、組合員である農家の皆さまから賦課金を徴収しています。

宮古土地改良区の特徴の一つが、地下水を利用した農業用水の仕組みです。琉球石灰岩の地層にある隙間を水が流れており、地下に水をためてくみ上げ、スプリンクラーなどを使って農地へ供給しています。

一般的なダムとは異なり、地下にある水を利用するため、実際にたまっている水を職員が直接見ることもありません。こうした地下ダムの仕組みは地域ならではの特徴で、テレビ番組で紹介されたこともあります。

ーコンビニ収納を導入するに至った背景を教えてください。

コンビニ収納を導入する以前は、口座振替と窓口での現金払いを利用していました。

ところが、口座振替で利用していた一部の金融機関がネットバンキングへ移行することになり、従来の通帳での入出金管理ができなくなりました。ネットバンキングへ移行する場合、月々の基本料金などの費用が発生します。しかし、対象となる口座振替の件数はそれほど多くなく、年に1回程度の利用のためにネットバンキングを契約することは、コスト面から見てもメリットが大きくありませんでした。

そこで、一部の金融機関との口座振替を終了し、その代替手段としてコンビニ収納を導入することにしました。JAの口座を持っていない農家の方にも支払っていただける方法を用意したいという目的もありましたし、窓口での現金の取り扱いを減らしたいという思いもあり、コンビニ収納の導入を決めました。

ー電算システムを選んだ決め手はなんでしょうか。

実は、コンビニ収納については導入を検討する以前から少し考えていました。ただ、その当時は「コンビニで収納できるのか」「どのような仕組みなのか」もよく分からない状態で、まずは情報を知りたいと思い、ホームページから資料請求をしていました。

その後、実際にコンビニ収納を導入することになった際に、以前資料を取り寄せていたことを思い出して、電算システムへ連絡をしました。払込票印刷ソフト体験版を利用することで、実際の作業がどのようになるのかイメージできたことも大きかったですね。「これなら大丈夫そうだ」と思えたので、そのまま導入しました。

当時は比較検討できるほど情報を持っていたわけではなく、コンビニ収納について分からないことが多かったため、事前に資料や体験版で確認できたことが安心につながりました。

ー導入後の効果はいかがですか。

一番大きかったのは、窓口業務が楽になったことです。

支払期限が近づくと窓口に支払いに来られる方が一気に増え、多いときには1日70件ほどになることもありました。以前は、通常の業務を行いながら窓口対応を行い、現金を受け取り、手書きで記録し、現金を封筒に入れ、翌日にシステムへ入力するといった作業が必要でした。

手作業で入金確認を行っていたため、請求金額と実際に受け取った金額が合わない場合には、改めて電話をして支払っていただく必要もありましたが、コンビニ収納を導入したことで、こうした窓口での現金の取り扱いや、その後の事務作業が減りましたね。

ー導入前と導入後で、入金確認にかかる時間はどのくらい変わりましたか。

導入前は、忙しい時期になると、入金確認や伝票作成などに午前中の2時間、場合によっては1日5時間ほどかけることもありました。

それが、コンビニ収納を導入した現在では、作業に慣れてしまえば30分程度。30分もかからないこともあります。入金確認にかかる時間が大幅に短縮され、事務作業の負担軽減につながっています。

現在はシステム側の機能追加によって、入金データを取り込んで消し込みを行えるようになっており、以前よりも効率的に入金管理ができるようになっています。

ー導入によって予想外の効果はありましたか。

コンビニ収納を導入して、特に良かったと感じていることがもう一つあります。これまで、継続して支払いがなく、なかなか会えない方がいらっしゃいました。電話をしてもつながらず、訪問してメモを入れるなど、こちらから何度もアプローチしていたものの、なかなか支払いにつながらないケースもありました。

ところが、コンビニ収納を導入した最初の年から、そうした方々からも支払いが入るようになりました。金額としてはそれほど大きなものではない場合もありますが、これまで電話や訪問をしてもなかなか支払っていただけなかった方から入金があったことは、大きな変化でした。「コンビニ収納を導入して、すごく良かった」と感じたポイントの一つです。

ーコンビニ収納を導入して、支払いの利便性についてはいかがですか。

コンビニは身近な場所にあるため、組合員の方がそれぞれ都合の良い場所で支払えるようになりました。

これまでのように、支払期限が近づいたときに窓口へ集中するのではなく、コンビニという別の支払い方法を選べるようになったことで、窓口業務の負担軽減にもつながっています。実際に支払期限の時期には窓口が混み合うため、今後さらに窓口での支払いが減っていけば、事務所での現金の取り扱い自体をなくしていくことも理想としています。

ー電算システムに今後期待すること、改善してほしいことを教えてください。

現在のコンビニ収納の作業については、特に困っていることはありません。一方で、今後については料金面も含めて、より利用しやすいプランがあれば検討したいと考えています。

現在は標準版を契約していますが、窓口で支払う方が少なくなってきていることから、ライト版についても料金を比較し、より適したプランがあれば切り替えを検討したいと思っています。年間を通して利用することで、さらに現金の取り扱いを減らせるのではないかと考えています。